چهارشنبه 1 آذر 1396 - 03 ربيع الأول 1439
  بخشنامه ها

 بخشنامه شماره 7134/5در رابطه با استفاده صحيح از سيستم اتوماسيون اداري

بخشنامه شماره73659/5 مورخه19/10/86 در خصوص استفاده از سیستم پرسنلی

1-  اطلاعات مندرج در برگ خلاصه سوابق پرسنلي تحت عنوان فرم 502 وابسته به محتويات پرونده پرسنلي در قسمت آرشيو اطلاعات پرسنلي بوده و علي الخصوص تكميل دقيق بخش تاريخچه شغلي از پرونده الكترونيكي را طلب ميكند بنابراين ضرورت دارد كارگزين هاي محترم اين بخش از پرونده را تكميل و متناسب با نوع اطلاعات، تيك سوابق دولتي و يا بازنشستگي و يا هر دو را تنظيم نمايند. بديهي است همانگونه كه در آموزش ها نيز ارائه شده است ورود سوابق مربوط به سربازي يا انجام طرح نيروي انساني و ساير خدمات مشابه با تاريخ هاي شروع و پايان مربوطه قبل از ساير موارد و در رديف هاي ابتدايي قيد خواهد شد.

2-  ساير موارد اطلاعاتي جديد شبيه اقلام اطلاعاتي سوابق يك و سوابق آموزشي پرونده الكترو نيكي (آرشيو اطلاعات پرسنل) (همانند سوابق عضويت در شوراها و سوابق آموزشي با فضاي كافي) به مندجات فرم 502 اضافه گرديده و اين فرم را از حالت 2 صفحه اي به حالت 3 صفحه اي تبديل نموده است كه به محض قرار گرفتن در نرم افزار در طول هفته هاي آتي از طريق پيام اعلام خواهد شد.

3-  استفاده از Template مناسب حكمي كمك شاياني به امر گزارش گيري از احكام و همينطور دستيابي به حالت هاي خاص وضعيت استخدامي پرسنل و تاريخ انجام آنها شبيه مرخصي هاي  بدون حقوق ماموريت آموزشي و انواع بازنشستگي و .... مي كند، بنابراين از Template احكام مطابق  روش ذيل استفاده نمايند بديهي است هرگونه اعمال تغيير در روند استفاده از احكام به شيوه مناسب اطلاع رساني خواهد شد:

الف) Template احكام به صورت الفبايي در جدول مربوطه در نرم افزار ظاهر مي شود و با توجه به انواع استخدام پرسنل و امكان اجراي آن در استخدام متناسب افراد بايستي استفاده شود.

ب) براي مستخدمين طرحي حتماً در ابتداي خدمت از ابلاغيه شروع بكار و پايان خدمت از ابلاغيه پايان طرح استفاده شود.

پ) انواع ارتقاء گروه اعم از عادي و تشويقي بصورت مجزاي از يكديگر در سيستم وجود دارد بنابراين از نوع متناسب استفاده شود.

ت) براي برخي از احكام شبيه حق اولاد چون مهم است حالت هاي برقراري، افزايش، كاهش، و يا قطع  در سيستم طراحي شده كه متناسب با حالت مذكور از آن استفاده شود.

ث) انواع بازنشستگي مستند به قانون مربوطه به طور مجزا در سيستم وجود دارد پس در صدور ابلاغ هاي بازنشستگي دقت لازم اعمال شود.

ج) براي برخي از احكام شبيه نوبت كاري، سختي كار، حق محروميت از مطب و ..... برقراري و قطع حكم مربوطه پيش بيني گرديده و براي افزايش و يا كاهش ان از Template تغيير همان نوع حكم بطور متناسب استفاده شود.

چ) براي كليه احكام اصلاحي از حكم اصلاحي با نوع استخدام متناسب استفاده شود.

ح )براي احكام ابتداء سال بطور روال از حكم تغيير ضريب و ...... به تاريخ سال مثلاً 1386 استفاده گردد.

خ) براي مستخدمين طرح طبقه بندي مشاغل و قرارداد كارمشخص از احكام پيش بيني شده و با اضافه نمودن شرح حكم مورد نياز در طول روند صدور حكم استفاده نمائيد.

د) براي صدور حكم لغوي از لغو حكم متناسب با نوع استخدام استفاده گردد.

ذ) احكام ماموريت و انتقال خروجي و ورودي صرفاً براي مستخدمين  ساير سازمانها  استفاده گردد.

ر) براي صدور احكام تمديد شبيه، تمديد مرخصي بدون حقوق تمديد ماموريت آموزشي، تمديد ماموريت و ..... از همان Template اصلي با شرح حكم متناسب استفاده شود.

ز) ساير احكام شبيه كسر حقوق و مزايا مرخصي هاي بدون حقوق و صعب العلاج، تغيير صندوق، فرصت مطالعاتي ترفيع پايه، فوق العاده مديريت هيات علمي، انفصال، استعفا، اخراج، آماده به خدمت و بازخريد و خاتمه خدمت مستخدمين پيماني و ..... بطور مستقل پيش بيني گرديده است.

ژ) براي برقراري و يا تغيير مزاياي ماده 39 كه معمولاً در تغيير و يا جابجايي مستخدمين در محدوده داخل واحد بوجود مي آيد از Template با همين نام كه وجود دارد استفاده گردد.

4-  ضمن اعمال دقت لازم در تنظيم وضعيت اشتغال مستخدم در استخدامي (يك) در آرشيو اطلاعات پرسنل كه كمك شاياني به مسائل آماري مي نمايد، به تنظيمات مربوط به سطح شغل در استخدامي (دو) نيز دقت نمايند.

5-   واحد عملياتي و محل خدمت فرد بطوركاملاً دقيق متناسب با اطلاعات مستخدم در استخدامي (يك) آرشيو اطلاعات پرسنلي تكميل شود، لازم به ذكر است منظور از فيلد واحد عملياتي كه قبلاً در برنامه وجود نداشت و جديداً اضافه شده واحد سازماني و عملياتي فرد بوده و محل خدمت آن محلي است كه فرد در آن محل بطور كلي اشتغال دارد، لطفاً در ورود اين قلم اطلاعاتي براي كليه پرسنل آن واحد اقدام عاجل صورت پذيرد.

6-  پيش بيني هاي لازم براي دريافت يك قطعه عكس 4*3 و آدرس و تلفن و تلفن همراه و ايميل و كدپستي و كد ملي مستخدمين صورت گرفته و فعلاً اقدام خاصي در رابطه Scan تصاوير صورت نگيرد تا بعداً اعلام شود لازم به ذكر است دريافت عكس و تلفن و آدرس و كدپستي 10 رقمي و كد ملي از مستخدمين الزامي مي باشد.

7-   تمهيدات لازم براي تهيه يك دستگاه Scanner  با قدرت متوسط در محل بايگاني آن واحد پيش بيني شود. از اين ابزار براي ورود محتويات فعلي پرونده ها بصورت تصوير به عنوان پيوست پرونده الكترونيكي كاركنان (آرشيو اطلاعات پرسنلي) استفاده خواهد شد.

8-  در زمان ذخيره اطلاعات پرسنلي ( در صورت ذخيره با تاريخ) به تاريخي كه در سيستم وارد مينمايند دقت شود. بديهي است بازكردن محتويات پرونده و ذخيره آن بدون هيچ گونه اعمال تغيير در محتويات پرونده ، هيچ تاثيري نيز در ضبط محتويات پرونده پرسنلي نخواهد داشت و عمل ذخيره سازي صورت نمي گيرد.

9-  برابر بررسي هاي به عمل آمده حركت تعداد اندكي از واحدها در تكميل اطلاعات پرونده و صدور احكام كند و بطئي مي باشد، ضمن تاكيد مجدد بر تكميل هر چه سريعتر اطلاعات مطابق آموزش هاي ارائه شده اگر چنانچه هنوز اين مشكل به مسئله ارتباط شبكه اي مربوط مي باشد هماهنگي لازم را در خصوص استقرار موقتي همکاران کارگزيني در مديريت محترم آمارو اطلاع رساني به عمل آورده و از اين طريق اقدام نمايند همانگونه كه مديريت محترم آمار بارها اعلام نموده، آماده هر نوع همكاري و هماهنگي در اين خصوص مي باشد و برنامه ريزي لازم را جهت اتصال هرچه سريعتر كليه واحدها انجام داده است.

10-اسامي مراكز تحصيلي مور نياز جهت ثبت اطلاعات مربوط به مدارك تحصيلي كاركنان آن واحد كه به عنوان يكي از فيلدهاي ورود اطلاعات سوابق تحصيلي مورد نياز مي باشد را جمع بندي و براي تكميل جدول مربوطه به اين مديريت ارسال نمايند.

 

خواهشمند است جهت استفاده بهینه از سیستم اتوماسیون اداری به موارد زیر توجه داشته باشید:

       دقت نمایید تنظیمات کامپیوتر شما صحیح باشد. بسیاری از گزارشات خطای دریافتی مربوط به عدم تنظیم صحیح کامپیوتر می باشد. این تنظیمات به آدرس اینترنتی    http://automation.tbzmed.ac.ir/pages/setting.htm قابل دسترسی هستند.

      از نسخه 6 به بالای Internet Explorer استفاده نمایید.

      نامه های دریافتی موجود در کارتابل را یا بایگانی نموده یا مختوم نمایید .نامه های مختوم از کارتابل نامه های دریافتی حذف شده و باعث می شود بارگذاری نامه های شما سریعتر انجام شود.بعلاوه در صورت نیاز ،این نامه ها مجددا از طریق آرشیو نامه های شخصی قابل دسترسی بوده و امکان لغو اختتام و بازگرداندن نامه به چرخه گردش مکاتبات وجود دارد.

     از ارجاع مستمر و بیهوده نامه ها خودداری نمایید.

      از ارسال پیامهای غیر ضروری اجتناب فرمایید.بویژه پیامهای ارسالی به همه کاربران که نه تنها ارتباطی با گردش مکاتبات سازمانی ندارد،بلکه باعث اتلاف وقت افراد نیز می شود.

       حجم پیوست پیام شما در حال حاضر محدود به 1 مگا بایت می باشد.لذا از ارسال پیام با پیوستهای حجیم خودداری فرمایید.

       از ارسال تصاویر و فایلهای غیر متنی از طریق سیستم پیام اجتناب فرمایید.

       از نصب نرم افزارهای غیر ضروری که مربوط به سیستم اداری و وظایف کاری شما نمی باشند بر روی سیستم کامپیوتری خودداری فرمایید.برخی نرم افزار ها نظیر انواع screen saver  ها موجب اختلال در سیستم اتوماسیون و سایر نرم افزار های اداری می شود.

    آموزش کلیه قسمتهای اتوماسیون در وب سایت http://automation.tbzmed.ac.ir قرار داده شده است.ضمنا جهت مشاهده روال صحیح انجام کار در سیستم اتوماسیون می توانید از نمودارهای گردش کار نامه ارسالی-دریافتی و داخلی که در این وب سایت قرار داده شده اند استفاده فرمایید.

        هنگام ارسال پیش نویس و نیز ثبت نامه در صورت داشتن مرجع،حتما قسمت مراجع را پر نمایید.

        از مسئولین محترم دبیرخانه ها خواهشمند است نسبت به اسکن صحیح نامه ها دقت داشته باشند و حتی الامکان نامه ها را طوری اسکن نمایند که با کمترین حجم ممکن و به صورت خوانا در سیستم ثبت شوند.

       توجه به ثبت دقیق نامه ها و پرکردن مواردی از قبیل خلاصه،موضوع و کلید واژه باعث خواهد شد جستجوی نامه در مراحل بعد سریعتر و ساده تر انجام شود.لذا این مساله را هنگام ثبت نامه مد نظر قرار دهید.

        از فونتهای استاندارد استفاده نمایید.یکسری فونت جهت استفاده شما در سایت http://automation.tbzmed.ac.ir قرار داده شده است.می توانید این فونتها را به Control Panel کامپیوتر خود کپی نمایید.

       در برخی مواقع جهت افزایش سرعت سیستم اتوماسیون می توانید cookie ها و temporary file ها را از منوی tools/Internet options برگه General پاک کنید.