سه شنبه 30 آبان 1396 - 02 ربيع الأول 1439
  قوانین ومقررات

قوانين و مقررات

1-ارتباط افراد در هر واحد با همکاران خود از طریق نامه داخلی بوده و با سایر افراد سازمان که در واحد های دیگر می باشند  فقط از طریق دبیرخانه خواهد بود.    

 2- مدیران رده بالای تمامی واحد ها از طریق نامه داخلی با هم امکان تبادل مکاتبات بدون دخالت دبیرخانه را دارند.

3-کلیه افرادسازمان که دارای کد کاربری در سیستم می باشند از طریق سیستم پیام با هم مرتبط بوده و امکان ارسال پیام را خواهند داشت.در مورد سیستم پیام ذکر این نکته ضروری است که ارسال پیام به همه صرفا در مورد اطلاع رسانی به افراد و در موارد خاص می بایست استفاده شود و پیامهایی نظیر تبریک و تسلیت و موارد مشابه علاوه بر اتلاف وقت و اشغال بیهوده حجم سرور،مغایر با اهداف سازمانی می باشد.

4- سقف پیوست پیام برای همه افراد تا  1تعیین شده است .لذا برای استفاده بهینه رعایت حجم فایلهای ارسالی توسط پیام ضروری است.

5- روال صحیح استفاده از سیستم در مورد نامه ارسالی شامل مراحل زیر است :

_ تهیه و ارسال پیشنویس

_ امضا پیشنویس و ارسال به دبیرخانه

_ ثبت نامه نوسط دبیرخانه

6- نرم افزار امکانی تحت عنوان مراجع نامه دارد که در صورت استفاده صحیح به ساه تر شدن کارها و تصمیم گیری صحیح در مورد نامه کمک خواهد کرد.بدین صورت که هنگام تهیه پیشنویس در  قسمت مراجع،نامه هایی که مرجع نامه می باشند (عطف،پیرو،بازگشت به ،در پاسخ به .....)حتما ذکر شود و هنگام ثبت نامه دریافتی توسط دبیرخانه مرجع نیز مشخص شود.در اینصورت هنگام مشاهده نامه اصلی در قسمت مراجع کلیه نامه های مرتبط قابل مشاهده بوده و در نامه های قبلی هم در قسمت مستندات مرتبط نامه ذکر شده قابل مشاهده خواهد بود.

7-دسترسی های افراد در سیستم در پنج گروه به صورت مجزا تعریف شده که عبارتند از :

  • مدیران ارشد سازمان

    مدیران رده بالای سازمان علاوه بر امکانات مربوط به کارشناسان و مدیران زیر مجموعه خود ثبت شده دسترسی داشته و امکان

    جستجو و گزارش گیری در نامه های دبیرخانه واحد متبوع و دبیرخانه های زیر مجموعه را خواهند داشت.بعلاوه امکان مشاهده

    گزارش آماری کارکرد نامه ها،گزارش ثبت نامه ها و گزارش عملکرد افراد در زمینه مکاتبات را خواهند داشت.

  • مدیران میانی(مدیران دارای حق امضا)

    این افراد علاوه بر گزینه های مربوط به کارشناسان،امکان امضا نامه و ارسال نامه به دبیرخانه جهت ثبت را خواهند داشت.

  • مسئولین دبیرخانه

علاوه بر امکانات مربوط به کارشناس،امکان ثبت نامه دریافتی،ارسالی،جستجودر نامه های دبیرخانه ،پیگیری نامه ها و بایگانی نمودن نامه را خواهند داشت.

  • کارشناسان و سایر کاربران

    امکان تهیه و ارسال پیشنویس،ثبت نامه داخلی، مشاهده و ارجاع نامه ، داشتن بایگانی شخصی نامه ها،جستجو در آرشیو نامه های شخصی و اعمال تنظیات شخصی را خواهند داشت.

  • رابطین

    جهت رفع اشکال و همکاری با مرکز مدیریت علاوه بر دسترسی های کارشناس،برخی دسترسی های دبیرخانه را نیز خواهند داشت.

8- واحدهایی که در یک ساختمان مشترک با یکی از مراکز می باشند زیرمجموعه دبیرخانه واحد بزرگتر خواهند بودو دبیرخانه مستقل نخواهند داشت.

9-  در قسمت ارسال پیشنویس گزینه فرستنده مقصد باید مطابق با امضا کننده نامه باشد وگرنه پیغام خطا ظاهر خواهدشد.

10- در قسمت ارسال پیشنویس در گیرندگان مقصد فرد تهیه کننده پیشنویس می تواند گیرندگان نامه را مشخص نماید ومثلا در صورت نیاز نام خود را به عنوان گیرنده رونوشت انتخاب نماید تا بعد از طی مراحل امضا و ثبت یک نسخه از نامه به خود وی ارسال شود.

11- کلیه نامه ها مربوط به سمت افراد می باشند و در صورت تغییر سمت کارتابل نامه ها برای فرد بعدی که متصدی سمت فوق است،قابل مشاهده خواهد بود.اینموضوع در مورد پیامها و ایمیل ها بدین نحو نخوهد بود و پیام مختص فرد می باشد.