چهارشنبه 1 آذر 1396 - 03 ربيع الأول 1439
  اتوماسیون اداری


  
امروزه کاربرد تکنولوژی اطلاعات در اغلب بخشهای زندگی به چشم می خورد. استفاده از سیستمهای کامپیوتری برای انجام مجموعه ای از کارهای اداری، مثل پردازش کلمه، حسابداری ، گردش مکاتبات و ... اتوماسیون اداری نامیده می شود. بدیهی است اتوماسیون اداری نیاز به یک بستر شبکه مناسب دارد. برخی افراد اتوماسیون را تنها به دیده جانشین کردن ماشینهای تحریر و ماشین حساب با کامپیوتر می نگرند. اگر از این منظربنگریم، نه تنها موجب  صرفه جویی در هزینه ها نخواهد شد بلکه از برخی جهات هزینه ها افزایش نیز خواهد یافت. یقینا هدف یک سازمان چیزی بیش از اینهاست. اساسی ترین چیزیکه که یک سازمان به دنبال آن است تغییر و بهبود نحوه انجام کارها و ارتباطات می باشد. طرح انوماسیون اداری در  دانشگاه علوم پزشکی تبریز با در نظر داشتن موارد فوق و بررسی نیازهای اساسی در سال 1383   پایه ریزی شد.در این طرح هدف استفاده از یک سیستم نرم افزاری بود که با  استفاده از تکنولوژی های جدید طراحی شده و دارای ویژگیهای زیر باشد: سهولت دسترسی (Web base بودن)، یکپارچگی،مدیریت و کنترل از راه دور،Userfiendly بودن و Interface مناسب، قابلیت ارتقا، استفاده از زبانهای پیشرفته برنامه نویسی.

پس از بررسیهای انجام شده و انتخاب سیستم مناسب ازاسفند ماه سال 1383 سیستم گردش مکاتبات اداری از مجموعه نرم افزار های اتوماسیون در این دانشگاه به مرحله اجرا در آمده و تاکنون بیش از 20 دبیرخانه در واحد های مختلف اعم از معاونتها و دانشکده ها و مراکز مختلف به سیستم متصل شده اند.و بر حسب امکانات موجود به صورت نصب مستقل یا زیرمجموعه ای از سیستم اصلی تعریف شده اند.ساختار سازمانی این واحد ها در سیستم تعریف شده و کاربران بر حسب سمت خود از گزینه های موجود استفاده می نمایند.در فازهای بعدی سیستم پرسنلی، حقوق دستمزد و حضور غیاب و سایر موارد نیز قرار است اجرا شده و تا حد ممکن یکپارچگی سیستمها حفظ شود.

دانشگاههای علوم پزشکی با توجه به پراکندگی جغرافیایی و تنوع ارائه خدمات از حساسیت ویژه ای برخوردار هستند. رسالت این سازمانها در سه امر خطیر و اساسی آموزش،پژوهش و بهداشت و نیز تنوع واحدهای تابعه  اعم از معاونتها ،بیمارستانها،دانشکده ها ،مراکز تحقیقاتی، استقرار نظامهای اطلاعاتی در این سازمانها را دارای اهمیت مضاعفی میسازد. در پیاده سازی برنامه های اتوماسیون اداری بایستی دو ویژگی برقراری ارتباط بین واحدها و نیز فرایندها را مد نظر قرار داشت و از پیدایش جزایر اطلاعاتی جلوگیری نمود.