Access

آموزشPower Point

آموزش Excel

آموزش windows

آموزش word

آموزش اينترنت

 

 

استفاده از برنامه کاربرد

Microsoft Word

 

ٌٌWفصل پنجم:   

                                                                                                                   

 مفاهیم و طرز عملکرد

 باز کردن و آماده کردن سند اصلی جهت ادغام پستی و درج فیلدهای داده

 ایجاد یک فهرست پستی یا فایل داده

 ادغام یک فهرست پستی با یک نامه یا برچسب

        

 

مفاهیم و طرز عملکرد

 

به طور کل گزینه Mail Merge به منظور وارد کردن داده های متغیر در
قالب های ثابت با استفاده از ترکیب دو فایل در یک فایل، مورد استفاده واقع می شود.

 

ابتدا باید دو فایل جداگانه ایجاد شود که یکی فایل داده باشد و دیگری فایل سند اصلی. اطلاعات متغیر شامل نامها، آدرسها و ... هستند که در فایل داده ذخیره شده و آماده اند تا در فایل سند اصلی ادغام شوند.

اطلاعات ثابت و نام فیلدها در فایل سند اصلی ذخیره می شوند. به طوری که هر نام فیلد به یک فیلد درون فایل داده اشاره خواهد کرد. داده های موجود در فایل سپس با هم یکی شده و مانند یک سری از نامه های شخصی در می آیند.

باز کردن و آماده کردن سند اصلی جهت ادغام پستی و درج فیلدهای داده

ایجاد یک سند اصلی جدید

            برای ایجاد یک سند اصلی جدید، روی آیکن  new کلیک کنید.

        از منوی بازشو   tools فرمان Mail Merge Helper  یا را انتخاب نمایید تا کادر محاوره ای آن نمایش داده شود.

       در قسمت          main document  کادر محاوره ای باز شده، روی دکمه  Create کلیک کنید

      از منوی بازشو نمایش داده شده، گزینه form letters      را انتخاب کنید.

       در کادر محاوره ای نمایش داده شده،  active windows را کلیک کنید.

       صفحه  mail merged helper دوباره نمایش داده می شود. با این تفاوت که در این حالت، قسمت دوم آن فعال می باشد.

    روی دکمه  gate date در قسمت Date Source کلیک کرده و از منوی بازشو نمایش داده شده، گزینه Open Data Source را انتخاب کنید.

در این حالت، منبع داده شده یک فایل  text است که شامل جزئیات پرسنل شرکت می باشد. کادر محاوره ای Open Data Source نمایش داده شده است. می توانید یک فایل نمونه به نام Mail Merge Data را انتخاب کنید.

 به صورت پیش فرض Microsoft Word، فایلهای .txt را در این کادر محاوره ای باز شده، نمایش نمی دهد. بنابراین شما روی فلش پایینی در سمت راست قسمت Files of Type در کادر محاوره ای کلیک کرده و گزینه Text Files را انتخاب نمایید. اکنون فایل مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه Open را کلیک کنید.

     کادر محاوره ای دیگری نمایش داده می شود. روی دکمه  edit main document  کلیک کنید.

   صفحه مربوطه، صفحه ای مطابق شکل زیر می باشد. به دکمه   insert merge field که در بالای سند نمایان شده توجه کنید.

در داخل سند کلیک کرده و سپس دکمه  insert merge field  را کلیک کنید. لیست بازشو مطابق شکل زیر نمایش داده می شود.

    عنوان مورد نظر را انتخاب کنید.

    یک بار Spacebar را فشار دهید.

   دکمه insert merge field را کلیک کرده و گزینه First name را انتخاب کنید.

   یک بار Spacebar را فشار دهید.

  دکمه  insert merge field را کلیک کرده و Second name را انتخاب نمایید.

کلید  enter را بزنید.

 دکمه insert merge  field   را کلیک کرده و Department را انتخاب کنید.

  برای ایجاد فاصله، سه بار کلید  enter را بزنید.

 کلمه   helloرا تایپ کنید.

دکمه Spacebar را یکبار فشار دهید.

      روی دکمه  insert merge field   کلیک کرده و First name را بزنید.

   برای ایجاد مقداری فاصله سه بار کلید  enter را فشار دهید.

 سپس مطالبی را که می خواهید برای اعضای درون لیست داده data list   خود بفرستید را تایپ کنید. صفحه نمایش شما شبیه به صفحه زیر خواهد بود.

   اکنون سند را می توان ادغام پستی کرده و در یک فایل جدید قرار داد، یا مستقیما برای چاپ به چاپگر ارسال نمود.

            

                             

                                     ادغام پستی و ارسال مستقیم به چاپگر

                                                 ادغام پستی به یک سند جدید

ایجاد یک فهرست پستی یا فایل داده

    در این مورد، یک سند جدید ایجاد کرده و جدولی حاوی 4 ستون و 7 سطر در آن درج نمایید.

     داده های زیر را در جدول وارد کنید.

    

 

       در جدول کلیک کنید.

      از منوی  table فرمان Convert را انتخاب کنید.

     زیر منوی نمایش داده شده گزینه  table to text را انتخاب کنید.

     در کادر محاوره ای نمایش داده شده، گزینه  tab  را انتخاب کرده و سپس دکمه Ok را کلیک کنید. این باعث خواهد شد که قالب جدول طوری تغییر یابد که فیلد های داده، به اندازه یک کلید Tab از هم فاصله داشته باشند. این نوع قالب به نام Tab delimited Format شناخته
می شود.

                 

                    فایل را با قالب Text Only ذخیره کنید. برای انجام این کار روی آیکن Save کلیک کرده و سپس یک نام فایل مثل Data File را وارد کنید. روی فلش رو به پایین در سمت راست کادر Save as Type کلیک کرده و سپس Text Only را انتخاب کنید. حال روی دکمه Save کلیک کنید تا فایل مورد نظر ذخیره شود.

ادغام یک فهرست پستی با یک نامه یا برچسب

این موضوع همانند ادغام فهرست پستی با یک نامه می باشد.

اگر بخواهید فهرست پستی را با برچسب ادغام کنید، کاملا مشابه قبل است، به جز اینکه در اولین صفحه راهنمای Mail Merge Helper شما باید گزینه Mailing Labels را به جای From Letters انتخاب نمایید.

همانطور که نشان داده شده، سپس در فرایند ادغام در مورد انتخاب نوع برچسب از شما سوال می شود.