|
مفاهیم و طرز عملکرد
به طور کل گزینه
Mail Merge
به منظور وارد کردن داده های متغیر در
قالب های ثابت با استفاده از ترکیب دو فایل در یک فایل، مورد استفاده واقع می
شود.
ابتدا باید دو فایل جداگانه ایجاد شود که یکی فایل داده باشد و دیگری
فایل سند اصلی. اطلاعات متغیر شامل نامها، آدرسها و ... هستند که در
فایل داده ذخیره شده و آماده اند تا در فایل سند اصلی ادغام
شوند.
اطلاعات ثابت و نام فیلدها در فایل سند اصلی ذخیره می شوند. به طوری که هر نام
فیلد به یک فیلد درون فایل داده اشاره خواهد کرد. داده های موجود در فایل سپس
با هم یکی شده و مانند یک سری از نامه های شخصی در می آیند.
باز کردن و آماده کردن سند اصلی جهت ادغام پستی
و درج فیلدهای داده
ایجاد یک سند اصلی جدید
برای ایجاد یک سند اصلی جدید، روی آیکن
new
کلیک کنید.
از منوی بازشو
tools
فرمان Mail Merge Helper
یا را انتخاب نمایید تا کادر محاوره ای
آن نمایش داده شود.
در قسمت
main document
کادر محاوره ای باز شده، روی دکمه Create
کلیک کنید
از منوی بازشو نمایش داده شده، گزینه
form letters
را انتخاب کنید.
در کادر محاوره ای نمایش داده شده،
active windows
را کلیک کنید.
صفحه
mail merged helper
دوباره نمایش داده می شود. با این تفاوت که در این حالت، قسمت دوم آن فعال می
باشد.
روی دکمه
gate date
در قسمت Date Source
کلیک کرده و از منوی بازشو نمایش داده شده، گزینه
Open Data Source
را انتخاب کنید.
در این حالت، منبع داده شده یک فایل
text
است که شامل جزئیات پرسنل شرکت می باشد. کادر محاوره ای
Open Data Source
نمایش داده شده است. می توانید یک فایل نمونه به نام
Mail Merge Data
را انتخاب کنید.
به صورت پیش فرض
Microsoft Word،
فایلهای .txt
را در این کادر محاوره ای باز شده، نمایش نمی دهد. بنابراین شما روی فلش پایینی
در سمت راست قسمت Files of
Type در کادر محاوره ای
کلیک کرده و گزینه Text
Files را انتخاب نمایید.
اکنون فایل مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه
Open
را کلیک کنید.
کادر محاوره ای دیگری نمایش داده می شود. روی دکمه
edit main document
کلیک کنید.
صفحه مربوطه، صفحه ای مطابق شکل زیر می باشد. به دکمه
insert merge
field
که در بالای سند نمایان شده توجه کنید.
در داخل سند کلیک کرده و سپس دکمه
insert merge field
را کلیک کنید. لیست بازشو مطابق شکل زیر نمایش داده می شود.
عنوان مورد نظر را انتخاب کنید.
یک بار
Spacebar
را فشار دهید.
دکمه insert merge field
را کلیک کرده و گزینه
First name
را انتخاب کنید.
یک بار
Spacebar
را فشار دهید.
دکمه
insert merge field
را کلیک کرده و Second
name
را انتخاب نمایید.
کلید
enter
را بزنید.
دکمه
insert merge field
را کلیک کرده و Department
را انتخاب کنید.
برای ایجاد فاصله، سه بار کلید
enter
را بزنید.
کلمه
helloرا تایپ کنید.
دکمه
Spacebar
را یکبار فشار دهید.
روی دکمه insert
merge field
کلیک کرده و
First name
را بزنید.
برای ایجاد مقداری فاصله سه بار کلید
enter
را فشار دهید.
سپس مطالبی را که می خواهید برای اعضای درون لیست داده
data list
خود بفرستید را تایپ کنید. صفحه نمایش شما شبیه به صفحه زیر خواهد بود.
اکنون سند را می توان ادغام پستی کرده و در یک فایل جدید قرار
داد، یا مستقیما برای چاپ به چاپگر ارسال نمود.
ادغام پستی و ارسال مستقیم به چاپگر
ادغام پستی به یک سند جدید
ایجاد یک فهرست پستی یا فایل داده
در این مورد، یک سند جدید ایجاد کرده و جدولی حاوی 4 ستون و 7
سطر در آن درج نمایید.
داده های زیر را در جدول وارد کنید.
در جدول کلیک کنید.
از منوی
table
فرمان Convert
را انتخاب کنید.
زیر منوی نمایش داده شده گزینه
table to text
را انتخاب کنید.
در کادر محاوره ای نمایش داده شده، گزینه
tab
را انتخاب کرده و سپس دکمه
Ok
را کلیک کنید. این باعث خواهد شد که قالب جدول طوری تغییر یابد که فیلد های
داده، به اندازه یک کلید
Tab از هم فاصله داشته
باشند. این نوع قالب به نام
Tab delimited Format
شناخته
می شود.
|
·
فایل را با قالب
Text Only ذخیره
کنید. برای انجام این کار روی آیکن
Save
کلیک کرده و سپس یک نام فایل مثل
Data File
را وارد کنید. روی فلش رو به پایین در سمت راست کادر
Save as Type
کلیک کرده و سپس
Text Only
را انتخاب کنید. حال روی دکمه
Save
کلیک کنید تا فایل مورد نظر ذخیره شود.
|
 |
ادغام یک فهرست پستی با یک نامه یا برچسب
این موضوع همانند ادغام فهرست پستی با یک نامه می باشد.
اگر بخواهید فهرست پستی را با برچسب ادغام کنید، کاملا مشابه
قبل است، به جز اینکه در اولین صفحه راهنمای
Mail Merge Helper
شما باید گزینه Mailing
Labels را به جای
From Letters
انتخاب نمایید.
همانطور که نشان داده شده، سپس در فرایند ادغام در مورد انتخاب نوع برچسب از
شما سوال می شود.
|
